Forbered en proces

Forskellige relevante interessenter involveres ofte tidligt i forberedelsesfasen.

Forberedelse af en samskabende proces er vigtig. Ofte er fasen mere tidskrævende end forberedelsen af andre processer. Samtidig er de relationer og den tillid, der opbygges, samt den klarhed der opstår i forberedelsesfasen af stor betydning for et godt samarbejde, en god proces og et godt resultat. 

Her link til en plakat du kan anvende, når I skal forberede en samskabende proces. 

 

Nedenfor finder du inspiration til spørgsmål, I kan stille jer selv i forberedelsesfasen:

 

Målgruppe:

  • Hvem er målgruppen, som deltagerne i den samskabende workshop/proces skal fokusere på?
  • Giv eksempler på specifikke problemstillinger, som mennesker i målgruppen kan stå med.

 

Vision:

  • Forestil jer at I har afholdt en samskabende proces. Året er 2022. Den samskabende proces var en stor succes. Hvilke konkrete resultater er opnået 2022?

 

Formål:

  • Hvorfor vælger I en samskabende workshop/proces?
  • Formuler formålet med workshoppen/processen. Formålet skal beskrives kort, være inspirerende og være mere konkret en visionen.
  • Hvad vil I gerne have ud af processen? Skriv de tre vigtigste resultater ned.

 

Deltagere:

  • Hvem er relevant at invitere til en samskabende workshop/proces?
  • Kan I komme i tanke om nogle uoplagte aktører, som kunne bibringe processen noget værdifuldt. Fx mennesker med en anden karriere, alder, uddannelse end de deltagere, der allerede er på listen.
  • Hvilke interessenter skal involveres i planlægningen af den samskabende workshop/proces?
  • Hvilke årsager har de enkelte interessenter til at indgå i en samskabende proces – hvad vil de gerne opnå? Her kan du læse mere om årsagerne til at involvere sig i en samskabende proces. 

 

Planlægning af den samskabende workshop/proces

Gennemgå nedenstående spørgsmål sammen med de interessenter, som I ønsker at planlægge en workshop/proces sammen med.

Vision, formål, mål, målgruppe:

  • Hvilke spørgsmål, bemærkninger og ændringsforslag har interessenterne til jeres svar på, hvem målgruppen er, jeres bud på vision, formål og hvad I gerne vil have ud af en samskabende workshop/proces?
  • Hvordan sikrer I, at de deltagere, som skal være en del af den samskabende workshop/proces hurtigt får en fælles forståelse af kernen af problemet samt formålet med at køre den samskabende proces?
  • Hvordan vil I sikre, at I ved slutningen af processen har nået det, der er målet med den samskabende workshop/proces?

Program:

  • Brainstorm på hvad programmet for den samskabende proces skal indeholde.

Rammer og roller:

  • Hvem ejer problemstillingen?
  • Hvem tager lederskabet for at igangsætte den samskabende proces, samt lederskabet for de efterfølgende handlinger?
  • Hvordan vil aktørerne, som forbereder workshoppen/processen kommunikere?
  • Hvordan håndteres uenigheder?
  • Hvad kan deltagerne være med til at bestemme? Hvad besluttes af andre?
  • I hvilken grad kan deltagerne være en del af det arbejde, som følger efter den samskabende workshop/proces?
  • Start- og slut-tidspunkt for de handlinger som sættes i gang efter den samskabende workshop/proces?
  • Betingelser som skal være opfyldt, før handlinger kan udføres?
  • Muligheder for at succesfulde handlinger kan udbredes og implementeres?
  • Hvor mange ressourcer (økonomi samt antal medarbejdere/timer/ugentlig) er der til projektet?

Hvem gør hvad?

  • Hvem kan facilitere den samskabende proces? Overvej fordele og ulemper ved at lade andre end de oplagte facilitatorer facilitere processen?
  • Hvordan vil I følge op på de aktiviteter, som sættes i gang efter den samskabende workshop/proces? Hvem gør hvad?
  • Hvordan vil I invitere deltagerne til en samskabende workshop/proces? Hvem gør hvad?
  • Hvem samler op efter det samskabende møde samt sender referat ud?
  • Hvornår bliver handlingerne evalueret? Hvem evaluerer, og hvem informerer deltagerne?